芝加哥——在筹办贸易展览和现场活动时，运营团队需要执行海量任务。从场馆运营管理到物流协调，再到供应商与承包商对接，现场活动顺畅运行所需处理的信息和文件量往往令人应接不暇。

当现场工作人员缺乏运营背景、需要比运营负责人及团队预期更多指导时，这种情况尤为突出。在Fast Forward Events公司，一位高级管理者将这一挑战转化为机遇，开创了一套能与团队共同进化的现场工作新范式。

该公司运营副总裁、持有CEM和CMP认证的克里斯汀·马丁内斯敏锐捕捉到创建人工智能驱动系统的契机。这套系统不仅更好地服务她的团队，更让她能聚焦于高价值任务。这一创举使她获选为《贸易展执行官》杂志2025年度"值得关注女性"。

本刊专访马丁内斯，深入探讨她为内部团队开发创新系统的历程，了解该系统如何演变为面向客户的工具，并近距离观察人工智能在活动运营中的实际应用。

当创新成为必然选择

在活动现场，马丁内斯意识到团队需要更高效的信息获取与共享方式。传统资料册既难以检索又易丢失，而文档中明明存在的重复问题仍不断向她抛来。

"我们团队非常精简，现场却要分发厚重的资料册，"马丁内斯解释道，"许多成员并非专职运营人员，他们可能是销售、市场、运营人员或业主。这不属于他们的日常职责，所以拿到资料册时他们完全依赖这份指南。但我无法事无巨细地指导，因为我也有自己的任务清单。"

正是这一困境促使马丁内斯思考如何以更易适应的方式为团队提供必要信息。

"我一直在思考：什么工具对所有人都直观易用？什么是团队日常不离手的设备？"马丁内斯说，"现场没人会弄丢手机，手机从不离身。那么，能否将手机打造成他们沟通和获取所需信息的核心工具？"

热情与好奇心驱动创新

虽然新工具的需求源于实际困境，但最终的人工智能产品却萌芽于马丁内斯对AI技术的个人兴趣，以及Meeting U创始人吉姆·斯佩洛斯主持的培训课程。该实践研讨会聚焦组织者如何利用AI开发面向参会者的应用，这启发了马丁内斯：何不为团队打造专属AI应用？

"如果所有需要员工掌握的信息都能集成在应用里呢？"马丁内斯说，"每月仅需120美元，我就能创建任意数量的应用和定制GPT。不仅能将资料册内容数字化，还能实现分类检索，并按照现场职能模块化组织信息。"

这个雄心勃勃的构想有了明确起点。在开发过程中，马丁内斯借助AI构建出理想中的交互界面。

"很多技能靠自学和播客获得。遇到难题时，ChatGPT总能提供指引，"她举例道，"当我想实现特定功能时，只需询问GPT操作方法。它会指导添加组件，甚至提供可直接嵌入的代码片段，真正实现了全程引导。"

创新成果落地

为破解日常工作中的挑战，提升团队现场体验，马丁内斯开发了移动应用与定制ChatGPT作为团队信息中枢。

"我创建的定制GPT囊括所有现场信息。员工无需翻查多个标签页，只需输入提示词就能获取精准信息，"她解释道，"我不再是唯一的信息源，只需训练这个智能系统。现在团队能随时获取所需信息，而我得以专注本职任务。这彻底改变了内部团队的运作模式。"

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该员工应用包含多个功能模块：按日分解的任务清单、重要联系人、日程安排、活动流程、实时地图、供应商合同及活动名录。相较于现场分发大量纸质资料册，该应用与定制GPT不仅更环保，还具备即时响应优势。马丁内斯演示道，紧急情况下团队成员询问特定场景预案，系统能瞬间调出应急准备方案。

自然演进至客户解决方案

这套工具对Fast Forward团队如此有效，以致马丁内斯将其拓展至参展商、赞助商和演讲者群体。

"2025年我们进行了扩展，从内部应用发展为面向参展商和赞助商的专属工具，"她介绍道，"我不再需要发送大量邮件并追踪回复，而是创建信息收集表单集成到应用中，将参展商清单也纳入同一平台。所有信息完成整合，比如当参展商忘记需提供的样品数量时，可直接通过定制GPT查询。"

在开发过程中，她严格将AI训练数据限定于公司活动网站及上传文档。若系统无法回答超出范围的问题，会引导用户联系运营团队。这种设计既防止AI幻觉，又确保信息准确性。

"现在我可以持续训练系统处理升级问题，"马丁内斯说，"这避免了重复解答，将我从日常琐务中解放出来，更能聚焦高价值目标。"

除活动管理外，她还构建了用于培训实习生的定制GPT和AI助手。

向管理层推介创新

对于向领导层提出新工具或创意，马丁内斯建议：

"建议采用我的实践路径：投入时间构建基础框架。我最初使用免费版本开发原型，这足以证明其价值。虽然尚未完善，但已实现基本功能，可以向领导层展示潜力。我会这样提议：'如果我们不再制作资料册，改用数字化工具提升生产力和信息准确性，会不会带来变革？'"

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